 |
» |
|
|
|
Komunikatory internetowe, dzięki wydajności i prędkości, stały się narzędziem, za pomocą którego pracownicy wymieniają informacje i współpracują w czasie rzeczywistym.
Zalety komunikatorów są oczywiste. Jednakże mają one też wady. Komunikatory mogą rozpraszać; pracownicy mogą marnować czas, używając komunikatorów do rozmów prywatnych; technologia oprogramowania do komunikacji internetowej posiada luki w zabezpieczeniach i sprawia, że sieci firmowe są bardziej narażone na ataki oraz infekcje wirusami. Z powodu nieformalnego charakteru komunikatorów, ten rodzaj porozumiewania się może czasem prowadzić do krępujących lub poważnych błędów.
Przestrzegając podanych niżej 7 zasad właściwego korzystania z komunikatorów, możesz uniknąć częstych pułapek i w maksymalnym stopniu wykorzystać to skuteczne i wygodne narzędzie.
Zasada 1: Przestrzegaj polityki firmy
Niektóre przedsiębiorstwa dopuszczają korzystanie z komunikatorów internetowych, inne są temu przeciwne. Dowiedz się, jaka jest polityka firmy w tej kwestii, i jej przestrzegaj. Jeśli w firmie nie określono zasad dotyczących komunikatorów, zdaj się na zdrowy rozsądek.
Zasada 2: Zachowuj się profesjonalnie
Utrzymuj profesjonalny poziom wiadomości w komunikatorach, tak jak wszystkiego, co wykonujesz w pracy. Powstrzymaj się od używania niestosownego języka wobec współpracowników, firmy lub klientów oraz nie podawaj zbyt wielu informacji osobistych. Błędy się zdarzają, szczególnie wtedy, gdy rozmawiasz jednocześnie z kilkoma osobami. Istnieje taka możliwość, że wyślesz wiadomość przeznaczoną dla kogoś innego. Ponadto, podobnie jak w przypadku poczty elektronicznej, zawartość wiadomości z komunikatorów może być monitorowana i pociągać konsekwencje personalne oraz prawne.
Zasada 3: Nie zdradzaj informacji poufnych
Nie wysyłaj informacji poufnych, dotyczących firmy, przez komunikatory. Ponieważ technologia oprogramowania do komunikacji internetowej posiada luki w zabezpieczeniach oraz istnieje możliwość obejścia zabezpieczeń sieci firmy przez publicznego dostawcę oprogramowania komunikatorów, hakerzy mogą w łatwy sposób uzyskać dostęp do starych dzienników konwersacji.
Zasada 4: Przestrzegaj zasad gramatyki i interpunkcji
Fakt, że korzystasz z komunikatora internetowego, nie upoważnia Cię do nieprzestrzegania zasad gramatyki, interpunkcji i ortografii. Jeśli wyślesz wiadomość pełną błędów, jej odbiorca może zakwestionować Twój profesjonalizm lub pomyśleć, że nie potrafisz poprawnie pisać. Ponadto, jeśli nie używasz znaków interpunkcyjnych i nie stosujesz poprawnego szyku zdania, osoba do której piszesz, może poczuć się zdezorientowana.
Zasada 5: Pisz krótko
Komunikatory internetowe doskonale sprawdzają się przy szybkiej wymianie informacji lub w sytuacji, gdy potrzebna jest szybka odpowiedź. Dłuższe rozmowy przeprowadzaj przez telefon lub osobiście, a do przesyłania dłuższych wiadomości używaj poczty e-mail. Ponadto po zakończeniu omawiania wymaganego tematu zakończ uprzejmie rozmowę. W ten sposób Ty oraz Twój rozmówca powrócicie do pracy bez rozpraszania się na pogaduszki lub zmuszania drugiej osoby do czekania na odpowiedź.
Zasada 6: Przestrzegaj etykiety stosowanej w komunikatorach
Wiadomości pochodzące z komunikatorów internetowych mogą być bardzo rozpraszające — pojawiają się nagle na ekranie odbiorcy i często towarzyszy im dźwięk. W celu zminimalizowania czynników rozpraszających ustaw swój status tak, aby informował, że w danej chwili rozmawiasz przez telefon, jesteś z dala od komputera lub pracujesz. W ten sposób inni użytkownicy będą wiedzieli, że nie należy przeszkadzać. Z tego samego powodu nie przeszkadzaj osobie, której status informuje, że jest zajęta, lub która nie odpowiada od razu.
Zasada 7: Nie mieszaj pracy z przyjemnością
Wiele osób ma zapisanych przyjaciół, członków rodziny i kontakty biznesowe na tej samej liście kontaktów w komunikatorach internetowych, takich jak Skype, Yahoo i MSN. W godzinach pracy powstrzymaj się od rozmów ze znajomymi. Wyjaśnij mamie i znajomym, że jeśli nie chodzi o naprawdę pilne sprawy, nie powinni się kontaktować z Tobą w pracy. W ten sposób ograniczysz ryzyko dekoncentracji oraz możliwość wysłania do współpracownika wiadomości przeznaczonej dla swojej drugiej połówki, a także unikniesz problemów z przełożonym.
Ponieważ używanie komunikatorów internetowych w miejscu pracy staje się coraz bardziej powszechne, upewnij się, że znasz zasady posługiwania się tego typu rozwiązaniami. Jeśli będziesz przestrzegać tych reguł, będziesz zachowywać się naprawdę profesjonalnie.
|
|
|
|
Wersja do wydruku
